Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im PraeLux AI OS (https://praelux.io), der internen Arbeits- und Ausbildungsplattform für Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner von PraeLux.

1. Verantwortlicher

PraeLux Gesellschaft für Investmentberatung mbH
Colonnaden 51
20354 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 65056676
E-Mail: info@praelux.de

Datenschutzbeauftragter:
Marcus Mettner
Gewerbering 11, 14913 Jüterbog
E-Mail: m_mettner@praelux.de

2. Zugriff auf das Portal (Hosting, Server-Logs)

Das Portal wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet; Datenbank und Anmeldung laufen über Supabase. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Informationen), um den Betrieb und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; Übermittlungen in Drittländer sind über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

3. Reichweitenmessung und Ladezeiten (Vercel Web Analytics, Speed Insights)

Um die Stabilität und Geschwindigkeit des Portals zu überwachen und zu verbessern, nutzen wir Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights der Vercel Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter. Dabei werden Seitenaufrufe (aufgerufene Seite, Referrer, grobe Angaben zu Gerät, Browser und Land) sowie Ladezeiten anonymisiert und ohne Cookies erfasst. Eine Wiedererkennung über mehrere Tage oder eine geräteübergreifende Verfolgung findet nicht statt. Suchbegriffe, Kennungen und sonstige Eingaben entfernen wir vor der Übermittlung aus der Seitenadresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und schnellen Portal (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Nutzerkonto

Für die Nutzung des Portals verarbeiten wir Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Karrierestufe, Team-Zuordnung) sowie Nutzungsdaten der Portal-Funktionen (z. B. Ausbildungs-Fortschritt im Teambereich). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertragsverhältnisses bzw. unser berechtigtes Interesse an der Organisation des Vertriebsteams (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Zugangs-E-Mails versenden wir über den Dienstleister Resend.

5. Google-Kalender-Anbindung (optional)

Hinweis: Die Verbindung per Google-Login bieten wir derzeit nicht an; Kalender werden über ihre iCal-Adresse verbunden (siehe unten). Für bereits bestehende Google-Verbindungen gilt das Folgende weiter.

Du kannst dein Google-Konto freiwillig mit dem Portal verbinden, um deinen Google Kalender im Portal anzuzeigen und Termine anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Dabei erhält das Portal über die Google-Schnittstelle Zugriff ausschließlich auf die von dir freigegebenen Daten (deine Kalendertermine — keine weiteren Google-Dienste). Die Verbindung kannst du jederzeit in den Portal-Einstellungen oder unter myaccount.google.com/permissions trennen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zum Schutz deiner Daten speichern wir das für die Verbindung erforderliche Google-Zugriffstoken ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank; kurzlebige Sitzungs-Token werden je Anfrage frisch bei Google angefordert und nicht gespeichert. Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Termininhalte werden nicht dauerhaft im Portal gespeichert, sondern je Aufruf live aus deinem Google Kalender geladen; das Portal merkt sich lediglich pro Termin eine Termin-Kennung mit der von dir gewählten Termin-Kategorie (für deine Wochen- und Erfolgsauswertung). Beim Trennen der Verbindung wird das Token bei Google widerrufen und bei uns gelöscht.

Die Nutzung der aus Google-APIs erhaltenen Informationen richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen: Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich zur Bereitstellung der Kalender-Funktionen des Portals, übertragen sie nicht an Dritte, nutzen sie nicht für Werbung und erlauben keinen menschlichen Zugriff, außer mit deiner Einwilligung, aus Sicherheitsgründen oder soweit gesetzlich erforderlich.

Termine aus einem per iCal-Adresse verbundenen Kalender (gleicht das Portal im Hintergrund ab und speichert sie) können andere Mitglieder deiner Organisation unter „Andere Kalender“ einsehen. Termine, die nach deinen Einstellungen keine Arbeitstermine sind (Termine mit einem Kürzel aus dem Onboarding sind immer Arbeit) oder die du in deinem Kalender als „Privat“ markierst, sehen sie nur als „Privat – belegt“, ohne Titel, Ort und Beschreibung. Termine aus der Google-Anbindung (Google-API) werden anderen Mitgliedern nicht angezeigt.

6. KI-Assistent „Buddy" und KI-Funktionen

Das Portal enthält einen persönlichen KI-Assistenten („Buddy") sowie KI-gestützte Text- und Bildfunktionen. Zur Beantwortung deiner Eingaben werden diese zusammen mit relevanten Portal-Daten (z. B. Termine, Kontaktliste, Lernfortschritt) an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) — teils vermittelt über das Vercel AI Gateway — übertragen und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet. Nach den für API-Nutzung geltenden Bedingungen von OpenAI werden übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Deine Buddy-Unterhaltungen und die vom Buddy gespeicherten Notizen zu deiner Person sind ausschließlich für dich selbst einsehbar — auch Führungskräfte und Administratoren haben keinen Zugriff. Gespeicherte Notizen kannst du jederzeit im Buddy-Chat unter „Einstellungen" einsehen und löschen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertragsverhältnisses bzw. deine aktive Nutzung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Spracheingabe (Diktieren): Im Buddy sowie im Kennenlerngespräch und im Check-in kannst du Text per Mikrofon diktieren, statt zu tippen. Das Mikrofon wird nur aktiv, wenn du den Mikrofon-Knopf antippst und deinem Browser den Zugriff erlaubst; ein zweiter Tipp beendet die Aufnahme, spätestens nach zwei Minuten endet sie von selbst. Der erkannte Text landet zunächst nur in deinem Eingabefeld und wird erst übertragen, wenn du ihn absendest.

Im Buddy nutzt das Portal, soweit vorhanden, die in deinen Browser eingebaute Spracherkennung. Je nach Browser wird deine Sprache dabei vom Browser-Hersteller verarbeitet, etwa bei Google Chrome von Google (Google LLC, USA), bei Microsoft Edge von Microsoft (Microsoft Corporation, USA) und bei Safari von Apple (Apple Inc., USA). Diese Übertragung erfolgt direkt aus deinem Browser, nicht über unsere Server; wir erhalten nur den erkannten Text. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Browser-Herstellers. Bietet dein Browser keine eigene Spracherkennung (z. B. Firefox) und im Kennenlerngespräch sowie im Check-in, wird die Aufnahme an unseren Server übertragen und dort mit dem Dienst von OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) in Text umgewandelt. Die Aufnahme wird dabei nicht gespeichert, weder bei uns noch zu Trainingszwecken bei OpenAI; zurück kommt nur der Text. Wenn du keine Übertragung deiner Sprache an diese Anbieter möchtest, tippe einfach, statt zu diktieren. Rechtsgrundlage ist deine aktive Nutzung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zum Schutz vor Missbrauch und unerwarteten Kosten ist die Zahl der KI-Anfragen je Person begrenzt. Dafür speichern wir je Anfrage nur den Zeitpunkt und die genutzte Funktion, nicht den Inhalt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Social-Media-Anbindung (optional)

Für die Reichweiten-Auswertung kann das Portal mit Instagram-/Facebook-Konten der Organisation verbunden werden (Meta Platforms Ireland Ltd.). Dabei werden ausschließlich Statistik-Daten der verbundenen Unternehmens-Konten abgerufen (z. B. Reichweite, Follower). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung eigener Unternehmens-Kanäle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Messenger-Kanäle des Buddys (optional)

Du kannst deinen Buddy freiwillig mit einem Messenger verknüpfen, um mit ihm dort zu schreiben und morgens ein kurzes Tages-Briefing zu erhalten. Du wählst dafür einen der folgenden Kanäle:

WhatsApp: Verknüpfung über deine Mobilfunknummer. Dazu verarbeiten wir deine Mobilfunknummer und die über WhatsApp ausgetauschten Nachrichten; die Übermittlung erfolgt über die WhatsApp Business Platform (Meta Platforms Ireland Ltd.).

Telegram: Verknüpfung über einen Einmal-Link, den du in der Telegram-App öffnest. Dazu verarbeiten wir deine Telegram-Chat-ID, deinen Telegram-Nutzernamen (falls vorhanden) und die über Telegram ausgetauschten Nachrichten; die Übermittlung erfolgt über die Telegram Bot API (Telegram Messenger Inc.).

Die Verknüpfung mit dem jeweils gewählten Kanal erfordert deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und kann jederzeit in den Buddy-Einstellungen widerrufen werden; damit endet auch der Versand des Briefings.

9. Cookies

Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzungs-/Anmelde-Cookies, Organisationsauswahl). Die Reichweitenmessung (Abschnitt 3) kommt ohne Cookies aus. Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Scheidet ein Mitglied aus der Organisation aus, bleiben seine Daten 12 Monate gespeichert, damit eine Rückkehr ohne Datenverlust möglich ist. Danach löschen wir die persönlichen Daten automatisch; Kennzahlen wie Bestleistungen bleiben ohne Namen erhalten. Auf Wunsch löschen wir sofort. Kalender-Zugriffstoken werden beim Trennen der Google-Verbindung gelöscht. Die Zähler der KI-Begrenzung (Zeitpunkt und genutzte Funktion) löschen wir nach spätestens 30 Tagen. Sprachaufnahmen aus der Spracheingabe speichern wir nicht.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 15–21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Stand: 2. November 2026